Rendezvényszervezés az alapoktól
Rendezvényszervezés az alapoktól
Mit kell tudnia egy rendezvényszervezőnek, mikor megbízzák és program megtervezésével és annak levezetésével? Mire kell odafigyelnie, hogy semmilyen bakit ne kövessen el, melynek hatásai súlyos következményekkel is járhatnak? Mivel lehet a lehető legnagyobb sikert elérni egy rendezvény szervezésekor, hogy állandó megbízóvá váljon az ügyfél?
Első sorban ismerni kell a rendezvény jellegét, a résztvevők számát és motivációját, valamint az összejövetel időpontját és időtartamát is. Mindezek mellett fontos információ, hogy milyen a helyszín jellege, vagyis beltéri, kültéri vagy fedett helyen szeretnék lebonyolítani a programot. Hiszen ezek alapján lehet gondolkodni a bútorok és egyéb kellékek szempontjából, valamint az időjárás előrejelzés által közölt idő sem mindegy, ha egy szabad ég alatti összejövetelről van szó.
Ha céges illetve más hivatalos, közös szakmai háttérrel vagy érdeklődési körrel rendelkező személyek részére szerveződik az összejövetel, például csapatépítés, tréning, konferencia, bál, megnyitó, parti vagy fogadás, akkor teljesen más jellegű helyszín kiválasztása szükséges. Mindemellett a bútorok, eszközök, kellékek és dekoráció is teljesen más egy hivatalos rendezvény esetén, mint ha egy baráti társaság vagy család számára szerveződik a program.
Ha megvan a helyszín és kiderül, hogy beltéri vagy szabad ég alatt szervezett rendezvényről van szó, segítséget kell kérni egy sátorbérléssel, bútorok és dekorációs elemek kölcsönzésével foglalkozó vállalattól, hogy az adott létszámra és a rendezvény jellegére vonatkozóan segítsenek kiválasztani a megfelelő darabokat. Ha egy céges vagy egyéb hivatalos jellegű programról van szó, dekoratívabb, mutatósabb és esetenként elegánsabb beltéri vagy kerti bútorra és kiegészítőkre van szükség. De ugyanez a helyzet, ha valamilyen rangosabb családi és baráti körben megrendezett eseményről van szó, mint például egy esküvő vagy ezüst, illetve aranylakodalom. Fontos, hogy a rendezvényszervező minden eshetőségre felkészüljön, legyen szó a sátorbérléssel kapcsolatos nehézségekről, a díszítőelemekről, az ételekről és italokról, esetleg a meghívott vendégekről. Mindig kell, hogy legyen egy B- terv, amihez folyamodni lehet, ha valamilyen váratlan történés kizökkentené az eseményeket a tervezett menethez képest. A sátorbérléssel foglalkozó vállalat mindig rendelkezésére áll a szervezőknek, hogy vész esetén segíteni tudjanak akár a sátor felállításával, berendezésével és dekorálásával kapcsolatban.
A könnyebb feladatok és a felmerülhető nehézségek miatt egy jó rendezvényszervező nyugodt, nyitott és kommunikatív, valamint empatikus és jól kezeli a stresszt és gyors észjárásának köszönhetően, minden szituációban feltalálja magát. Talán ezek a tulajdonságok számítanak leginkább a siker elérésében, hiszen minden rendezvény alapja a szervező, az ő személyisége. Ha valaki ilyen tulajdonságokkal rendelkezik, akkor jöhet bármilyen nem várt fordulat, a biztos siker nem marad el, ami pedig újabb megbízásokat jelent a jövőre nézve.
|